1. Objeto

La presente Política de Copias de Seguridad y Conservación de Datos (la "Backup & Retention Policy") establece los principios generales aplicados por Bike Booking Engine, S.L. ("Bike Booking Engine", "BBE", "nosotros" o la "Empresa") en relación con:

• La realización de copias de seguridad;
• La conservación de dichas copias;
• La recuperación de información;
• La conservación de datos durante la prestación de los Servicios;
• La conservación de datos tras la terminación de una suscripción; y
• La eliminación progresiva de información de los sistemas de Bike Booking Engine.

Su finalidad es contribuir a la disponibilidad, integridad y resiliencia de la Plataforma, al mismo tiempo que establece criterios razonables para evitar la conservación indefinida de información cuando esta haya dejado de ser necesaria.

2. Ámbito de aplicación

La presente Política resulta aplicable a los sistemas, bases de datos, información y demás recursos tecnológicos gestionados por Bike Booking Engine en relación con la prestación de los Servicios, en la medida en que estén sujetos a los mecanismos de copia de seguridad y conservación descritos en este documento.

La Política podrá resultar aplicable, según corresponda, a:

• Datos de Clientes;
• Información generada mediante la utilización de la Plataforma;
• Configuraciones;
• Información necesaria para la operación del Servicio;
• Registros técnicos;
• Bases de datos; y
• Otros elementos necesarios para la recuperación y continuidad de la Plataforma.

Los períodos de conservación podrán variar según la naturaleza de la información y su finalidad.

3. Objetivos

La estrategia de copias de seguridad y conservación de Bike Booking Engine tiene como principales objetivos:

• Reducir el riesgo de pérdida de información;
• Disponer de puntos de recuperación ante determinadas incidencias;
• Facilitar la restauración de sistemas cuando resulte necesario;
• Contribuir a la continuidad y resiliencia de los Servicios;
• Establecer períodos definidos de conservación;
• Evitar, cuando resulte posible, la conservación indefinida de información; y
• Permitir la eliminación progresiva de los datos una vez finalizada su necesidad operativa o contractual.

4. Principios generales

Bike Booking Engine aplica los siguientes principios generales en materia de copias de seguridad y conservación:

a) Recuperabilidad

Los mecanismos de backup están destinados principalmente a permitir la recuperación de sistemas e información ante determinadas incidencias.

b) Retención limitada

La información no deberá conservarse indefinidamente cuando haya dejado de existir una finalidad legítima para su conservación.

c) Rotación

Las copias de seguridad están sujetas a ciclos de conservación y eliminación.

d) Separación

Las copias de seguridad se mantienen separadas del servidor principal al que corresponden.

e) Verificación

Bike Booking Engine realiza pruebas periódicas de restauración destinadas a verificar la integridad y utilidad de los mecanismos de recuperación.

f) Proporcionalidad

Los períodos y mecanismos de conservación podrán variar en función de la naturaleza de la información, su finalidad y las necesidades operativas o legales aplicables.

5. Diferencia entre datos activos y copias de seguridad

A efectos de esta Política, deberá distinguirse entre:

Datos activos: información almacenada en los sistemas utilizados para la operación ordinaria de la Plataforma.

Copias de seguridad: reproducciones de información mantenidas principalmente con fines de recuperación, resiliencia y continuidad del Servicio.

La eliminación de información de los sistemas activos no implica necesariamente su eliminación inmediata de todas las copias de seguridad existentes.

Cuando una información haya sido eliminada de los sistemas activos, podrá permanecer temporalmente contenida en copias de seguridad hasta que estas alcancen el final de su ciclo ordinario de conservación.

Durante dicho período, las copias de seguridad no estarán destinadas a utilizarse como sistemas operativos ordinarios ni como archivos permanentes de información eliminada.

6. Ausencia de servicio de archivo permanente

Los mecanismos de copia de seguridad mantenidos por Bike Booking Engine forman parte de las medidas operativas y de seguridad destinadas a proteger la Plataforma.

No constituyen un servicio independiente de archivo, custodia documental o conservación permanente de información para el Cliente.

El Cliente continuará siendo responsable de aquellas obligaciones de archivo, conservación o custodia documental que le correspondan conforme a la legislación aplicable o a sus propias necesidades empresariales.

Cuando la Plataforma permita exportar determinada información, el Cliente podrá utilizar dichas funcionalidades para mantener copias adicionales de los datos que considere necesario conservar.

7. Relación con otros documentos

La presente Política deberá interpretarse conjuntamente, cuando resulte aplicable, con:

• Los Términos del Servicio;
• La Security Policy;
• El Service Level Agreement (SLA);
• El Data Processing Agreement (DPA);
• La Política de Privacidad; y
• Cualquier otra documentación contractual aplicable.

En particular, cuando la información objeto de conservación constituya datos personales tratados por Bike Booking Engine por cuenta de un Cliente, resultarán igualmente aplicables las condiciones establecidas en el DPA.

8. Realización de copias de seguridad

Bike Booking Engine mantiene un sistema periódico de copias de seguridad destinado a facilitar la recuperación de información y sistemas ante determinadas incidencias.

Las copias de seguridad forman parte de las medidas implementadas para contribuir a la disponibilidad, integridad y resiliencia de la Plataforma.

La existencia de copias de seguridad no implica que cualquier dato individual pueda recuperarse en todas las circunstancias ni constituye una garantía de ausencia total de pérdida de información.

9. Copias de seguridad diarias

Bike Booking Engine realiza una copia de seguridad completa con periodicidad diaria.

Las copias diarias se conservan durante un período de 30 días.

Una vez finalizado dicho período, las copias correspondientes se eliminan conforme al ciclo ordinario de rotación y son sustituidas progresivamente por copias más recientes.

Este mecanismo permite disponer de diferentes puntos de recuperación recientes ante determinadas incidencias.

10. Copias de seguridad semanales

Adicionalmente, Bike Booking Engine mantiene copias de seguridad semanales de larga conservación.

Estas copias se conservan durante un período de 6 meses.

Finalizado dicho período, las copias correspondientes se eliminan conforme al ciclo ordinario de rotación.

La combinación de copias diarias y semanales permite disponer de diferentes horizontes temporales de recuperación.

11. Separación de las copias de seguridad

Las copias de seguridad se mantienen separadas del servidor principal al que corresponden.

Esta separación tiene como objetivo reducir el riesgo de que una incidencia que afecte al sistema principal comprometa simultáneamente los mecanismos de recuperación disponibles.

La arquitectura, ubicación y tecnologías utilizadas para mantener dicha separación podrán evolucionar conforme cambien la infraestructura, los proveedores o las necesidades de seguridad de Bike Booking Engine.

12. Protección de las copias de seguridad

Las copias de seguridad están sujetas a medidas de seguridad destinadas a evitar accesos o usos no autorizados.

El acceso a los mecanismos de copia y recuperación se limita al personal autorizado que necesite dicho acceso para realizar funciones relacionadas con:

• Administración de sistemas;
• Recuperación;
• Mantenimiento;
• Seguridad; o
• Gestión de incidencias.

La existencia de una copia de seguridad no modifica las obligaciones de confidencialidad y protección aplicables a la información contenida en ella.

13. Rotación de copias

Las copias de seguridad están sujetas a ciclos de rotación.

Con carácter general:

• Las copias diarias se conservan durante 30 días; y
• Las copias semanales se conservan durante 6 meses.

Una vez alcanzado el final del período correspondiente, las copias dejan de formar parte del conjunto ordinario de recuperación y son eliminadas conforme a los procedimientos aplicables.

Este proceso implica que determinada información previamente eliminada de los sistemas activos puede continuar temporalmente presente en una copia de seguridad hasta que dicha copia alcance el final de su período de conservación.

14. Pruebas de restauración

Bike Booking Engine realiza pruebas periódicas de restauración destinadas a comprobar la integridad de las copias de seguridad y verificar razonablemente la capacidad de recuperación de la información.

Estas pruebas forman parte de los mecanismos de mantenimiento y resiliencia de la Plataforma.

La periodicidad, alcance y metodología de las pruebas podrán adaptarse en función de las características técnicas de los sistemas y de las necesidades operativas.

15. Utilización de las copias de seguridad

Las copias de seguridad están destinadas principalmente a la recuperación de sistemas o información ante incidencias que puedan provocar pérdida, corrupción, indisponibilidad u otras alteraciones relevantes.

Bike Booking Engine determinará, atendiendo a las circunstancias técnicas de cada incidente, si resulta apropiado utilizar una copia de seguridad para recuperar total o parcialmente los sistemas afectados.

Las copias de seguridad no están destinadas a funcionar como un mecanismo ordinario para recuperar información eliminada voluntariamente por los Clientes o sus Usuarios Autorizados.

16. Restauración de información

Cuando resulte técnicamente posible y razonablemente apropiado, Bike Booking Engine podrá restaurar sistemas o información utilizando los puntos de recuperación disponibles.

La posibilidad y alcance de una restauración dependerán, entre otros factores, de:

• La naturaleza de la incidencia;
• El momento en que se produjo;
• El momento en que fue detectada;
• Los sistemas afectados;
• Los puntos de recuperación disponibles;
• La integridad de las copias existentes; y
• Las características técnicas del sistema afectado.

Una restauración podrá implicar la recuperación de un sistema completo o de determinados componentes, según resulte técnicamente apropiado.

17. Ausencia de garantía de recuperación individual

La existencia de copias de seguridad no constituye una garantía de que cualquier registro, archivo, reserva, configuración u otro elemento individual pueda recuperarse de forma independiente.

Los sistemas de backup están diseñados principalmente para fines de recuperación operativa, resiliencia y continuidad de la Plataforma, y no como un servicio individualizado de recuperación de datos eliminados.

Bike Booking Engine no garantiza la recuperación íntegra de cualquier información en todas las circunstancias.

18. Principio general de conservación

Bike Booking Engine conserva la información durante el tiempo razonablemente necesario para prestar los Servicios, mantener el funcionamiento de la Plataforma, cumplir sus obligaciones contractuales y legales y atender otras finalidades legítimas relacionadas con la prestación de los Servicios.

Los períodos de conservación podrán variar en función de:

• La naturaleza de la información;
• La finalidad para la que sea tratada;
• La relación contractual con el Cliente;
• Las necesidades operativas;
• Las obligaciones legales aplicables; y
• La existencia de incidencias, reclamaciones, disputas o procedimientos que justifiquen una conservación adicional.

La información no se conservará indefinidamente cuando haya desaparecido la finalidad que justificaba su conservación, salvo que exista una obligación o base jurídica que requiera o permita conservarla durante un período adicional.

19. Datos durante una suscripción activa

Mientras la suscripción del Cliente permanezca activa, Bike Booking Engine conservará los datos necesarios para prestar las funcionalidades contratadas y mantener la operativa de la Plataforma.

La eliminación de determinados datos durante una suscripción activa podrá depender de:

• Las funcionalidades disponibles;
• Las acciones realizadas por el Cliente;
• Las necesidades técnicas de la Plataforma;
• Los períodos de conservación aplicables; y
• Las obligaciones legales o contractuales correspondientes.

La existencia de una suscripción activa no implica necesariamente que toda la información generada históricamente deba conservarse de forma indefinida.

20. Terminación o cancelación de la suscripción

Cuando una suscripción sea cancelada o termine por cualquier causa, los datos del Cliente no serán eliminados inmediatamente.

Con carácter general, Bike Booking Engine mantendrá los datos del Cliente durante un período de 90 días desde la fecha efectiva de terminación del Servicio.

Este período tiene como finalidad permitir, cuando resulte aplicable:

• La posible reactivación de la cuenta;
• La recuperación de información;
• La exportación de datos;
• La resolución de incidencias pendientes; y
• La gestión de otras obligaciones derivadas de la relación contractual.

Durante este período, el acceso a la Plataforma podrá estar limitado o deshabilitado dependiendo del estado de la cuenta y de las condiciones aplicables a la terminación.

21. Exportación de datos tras la terminación

Durante el período de conservación posterior a la terminación, el Cliente podrá solicitar, cuando resulte aplicable y técnicamente posible, la exportación de sus datos conforme a las funcionalidades y procedimientos disponibles en Bike Booking Engine.

El Cliente será responsable de solicitar y conservar cualquier información que necesite para sus propias obligaciones legales, fiscales, contables, operativas o comerciales.

La finalización de la relación contractual no convierte a Bike Booking Engine en un servicio permanente de archivo o custodia documental para el Cliente.

22. Eliminación tras el período de 90 días

Una vez transcurrido el período general de 90 días, Bike Booking Engine procederá a eliminar los datos del Cliente de los sistemas activos conforme a sus procedimientos de eliminación.

La eliminación podrá realizarse mediante procesos automatizados o procedimientos internos destinados a retirar la información de los sistemas utilizados para la operación ordinaria de la Plataforma.

Una vez realizada dicha eliminación, Bike Booking Engine no garantiza que los datos puedan ser recuperados.

23. Excepciones a la eliminación

Determinada información podrá conservarse durante un período superior cuando ello resulte necesario o esté permitido para:

• Cumplir una obligación legal;
• Atender requerimientos de autoridades competentes;
• Gestionar obligaciones fiscales, contables o administrativas;
• Gestionar reclamaciones o disputas;
• Formular, ejercer o defender reclamaciones;
• Investigar fraude, abuso o incidentes de seguridad; o
• Cumplir otras obligaciones legítimas derivadas de la relación contractual.

Cuando sea razonablemente posible, la información conservada por estas razones se limitará a aquella necesaria para la finalidad que justifique su conservación.

24. Datos eliminados y copias de seguridad

La eliminación de los datos del Cliente de los sistemas activos no implica su eliminación inmediata de todas las copias de seguridad existentes.

Los datos podrán permanecer temporalmente contenidos en:

• Copias diarias, durante el ciclo de conservación correspondiente; y
• Copias semanales, durante el ciclo de conservación correspondiente.

Estos datos desaparecerán progresivamente a medida que las copias que los contienen alcancen el final de sus respectivos períodos de retención y sean eliminadas conforme al proceso ordinario de rotación.

Bike Booking Engine no utilizará las copias de seguridad como mecanismo para mantener deliberadamente datos que hayan sido eliminados de los sistemas activos.

25. Restauraciones que contengan datos previamente eliminados

Cuando resulte necesario restaurar una copia de seguridad que contenga información que hubiera sido previamente eliminada de los sistemas activos, Bike Booking Engine podrá aplicar los procedimientos técnicos razonablemente necesarios para evitar que dicha restauración implique una reactivación permanente e injustificada de los datos eliminados.

La restauración técnica de una copia de seguridad no modificará, por sí misma, los períodos de conservación aplicables a dicha información.

26. Solicitudes de eliminación anticipada

Cuando resulte aplicable, el Cliente podrá solicitar la eliminación de determinados datos antes de que finalice el período general de conservación.

Bike Booking Engine evaluará y ejecutará dichas solicitudes conforme a:

• Las funcionalidades técnicas disponibles;
• Las obligaciones contractuales;
• Las instrucciones legítimas del Cliente;
• La legislación aplicable; y
• Cualquier obligación de conservación que resulte exigible.

La eliminación anticipada de los sistemas activos no implica necesariamente la eliminación inmediata de los datos contenidos en copias de seguridad sujetas a sus ciclos ordinarios de rotación.

27. Responsabilidad del Cliente sobre la conservación

El Cliente será responsable de determinar qué información necesita conservar para cumplir sus propias obligaciones legales, fiscales, contables, administrativas o empresariales.

Antes de la finalización del período de conservación aplicable, el Cliente deberá obtener o exportar aquella información que necesite conservar fuera de la Plataforma.

Bike Booking Engine no será responsable de mantener indefinidamente información una vez finalizados los períodos de conservación establecidos en la presente Política, salvo cuando exista una obligación legal o contractual que exija lo contrario.

28. Aplicación de períodos específicos

Sin perjuicio del período general de conservación aplicable a los datos del Cliente, determinadas categorías de información podrán estar sujetas a períodos de conservación específicos atendiendo a:

• La naturaleza de los datos;
• La finalidad del tratamiento;
• La funcionalidad de la Plataforma mediante la que hayan sido obtenidos;
• Las instrucciones legítimas del Cliente;
• Las obligaciones legales aplicables; y
• La necesidad de proteger los derechos e intereses legítimos de las partes.

Cuando exista un período específico de conservación para una determinada categoría de información, dicho período prevalecerá sobre el período general en relación con esa información.

29. Documentación de identificación del usuario final

Cuando el Cliente habilite la correspondiente funcionalidad, los usuarios finales podrán cargar a través del proceso de check-in online una copia de su documento de identidad, pasaporte u otro documento de identificación admitido.

Esta funcionalidad tiene como finalidad facilitar al Cliente la identificación y comprobación del usuario final, así como agilizar la preparación y entrega de los bienes o servicios objeto de la reserva.

Bike Booking Engine tratará dicha documentación por cuenta del Cliente y exclusivamente en relación con la prestación de esta funcionalidad, sin perjuicio de las responsabilidades que correspondan al Cliente como Responsable del Tratamiento.

30. Conservación de documentación de identificación

La documentación de identificación cargada durante el check-in online se conservará únicamente durante el período necesario para gestionar la reserva correspondiente.

Con carácter general, dicha documentación será eliminada automáticamente de los sistemas activos dentro de las 72 horas siguientes a la finalización de la reserva.

Este período específico de conservación prevalecerá sobre el período general aplicable a otros datos relacionados con la reserva o con la cuenta del Cliente.

La eliminación del documento de identificación no implica necesariamente la eliminación de otros datos de la reserva que estén sujetos a períodos de conservación diferentes.

31. Conservación excepcional de documentación de identificación

Excepcionalmente, la documentación de identificación podrá conservarse durante un período adicional cuando exista una incidencia, reclamación, disputa, procedimiento judicial o administrativo, obligación legal u otra circunstancia que justifique legítimamente dicha conservación.

Cuando Bike Booking Engine actúe como Encargado del Tratamiento, la conservación adicional se realizará conforme a las instrucciones legítimas del Cliente, salvo que la legislación aplicable exija directamente a Bike Booking Engine conservar determinada información.

La documentación deberá conservarse únicamente durante el tiempo razonablemente necesario para atender la circunstancia que justifique la conservación adicional y será eliminada cuando deje de resultar necesaria, salvo obligación legal en contrario.

32. Documentación de identificación contenida en copias de seguridad

La eliminación automática de la documentación de identificación de los sistemas activos no implica necesariamente su eliminación inmediata de las copias de seguridad existentes.

Cuando dicha documentación esté contenida en una copia de seguridad, podrá permanecer temporalmente en ella hasta que la copia alcance el final de su ciclo ordinario de conservación.

Durante dicho período, la documentación contenida en las copias de seguridad:

• No estará disponible para el uso ordinario de la Plataforma;
• No será utilizada como mecanismo para prolongar deliberadamente su conservación;
• Permanecerá sujeta a las medidas de seguridad aplicables a las copias de seguridad; y
• Desaparecerá progresivamente conforme se produzca la rotación de las copias correspondientes.

33. Datos de reservas

Los datos asociados a las reservas podrán conservarse durante períodos distintos de los aplicables a la documentación de identificación.

Estos datos podrán incluir, entre otros:

• Información de la reserva;
• Datos del cliente final;
• Productos o servicios contratados;
• Fechas y duración;
• Importes;
• Estado de la reserva;
• Información operativa; y
• Otra información necesaria para la gestión del Servicio.

Su conservación podrá resultar necesaria para permitir al Cliente gestionar su actividad, mantener históricos operativos, atender obligaciones legales o contractuales y utilizar las funcionalidades estadísticas o administrativas de la Plataforma.

La eliminación de la documentación de identificación prevista en los artículos anteriores no implica la eliminación automática de la reserva ni de sus restantes datos.

34. Registros técnicos y de seguridad

Los registros técnicos, de acceso, seguridad y auditoría podrán estar sujetos a períodos de conservación específicos atendiendo a su finalidad.

Dichos registros podrán conservarse durante el tiempo razonablemente necesario para:

• Garantizar la seguridad de la Plataforma;
• Investigar incidencias;
• Detectar actividades anómalas;
• Prevenir fraude o abuso;
• Proporcionar trazabilidad;
• Resolver problemas técnicos; y
• Cumplir obligaciones legales.

Los períodos concretos podrán variar en función de la naturaleza y finalidad de cada registro.

35. Datos sujetos a obligaciones legales

Determinada información podrá estar sujeta a períodos de conservación establecidos por la legislación aplicable.

Cuando exista una obligación legal de conservación, dicha información podrá mantenerse durante el período exigido aunque haya finalizado la relación contractual o haya desaparecido la finalidad operativa inicial.

Cuando resulte razonablemente posible, el acceso a la información conservada exclusivamente por obligación legal quedará limitado a las finalidades que justifiquen dicha conservación.

36. Minimización de la conservación

Bike Booking Engine procurará aplicar el principio de minimización también respecto del período durante el que se conserva la información.

Cuando diferentes categorías de datos asociadas a una misma operación estén sujetas a necesidades de conservación diferentes, podrán aplicarse períodos distintos a cada categoría.

En consecuencia, la eliminación de una determinada categoría de información no requerirá necesariamente la eliminación simultánea de todos los datos asociados a la misma cuenta, usuario, reserva u operación.

37. Eliminación de información

Bike Booking Engine mantiene procedimientos destinados a eliminar información cuando finalice el período de conservación aplicable o cuando exista otra causa que justifique su eliminación.

La eliminación podrá realizarse mediante:

• Procesos automatizados;
• Mecanismos propios de la Plataforma;
• Procedimientos internos; o
• Mecanismos proporcionados por los proveedores de infraestructura utilizados por Bike Booking Engine.

El método aplicable podrá variar en función de la naturaleza de la información, el sistema en el que se encuentre almacenada y las características técnicas de la infraestructura utilizada.

38. Eliminación de los sistemas activos

Cuando corresponda eliminar determinada información, Bike Booking Engine procederá a retirarla de los sistemas activos conforme a los procedimientos aplicables.

Una vez completado el proceso de eliminación, dicha información dejará de estar disponible para la utilización ordinaria de la Plataforma.

La eliminación de los sistemas activos no implica necesariamente la eliminación simultánea de todas las copias de seguridad que puedan contener dicha información.

39. Eliminación automática

Determinadas categorías de información podrán estar sujetas a procesos automáticos de eliminación basados en períodos de conservación previamente definidos.

Cuando una funcionalidad disponga de un período específico de conservación, Bike Booking Engine podrá utilizar mecanismos automatizados para ejecutar la eliminación una vez alcanzado dicho período.

En particular, la documentación de identificación cargada mediante la funcionalidad de check-in online estará sujeta al proceso de eliminación automática previsto en la presente Política.

40. Eliminación de copias de seguridad

Las copias de seguridad se eliminan conforme a sus ciclos ordinarios de rotación.

Con carácter general:

• Las copias diarias dejan de conservarse una vez alcanzado su período de 30 días; y
• Las copias semanales dejan de conservarse una vez alcanzado su período de 6 meses.

La eliminación de información de los sistemas activos no requiere la modificación individual de cada copia de seguridad existente que pueda contenerla.

En su lugar, dicha información desaparecerá progresivamente a medida que las copias correspondientes alcancen el final de sus períodos de conservación.

41. Imposibilidad de utilización ordinaria de datos eliminados

Una vez que determinada información haya sido eliminada de los sistemas activos, Bike Booking Engine no utilizará las copias de seguridad como mecanismo ordinario para volver a poner dicha información a disposición del Cliente o de los usuarios.

Las copias de seguridad tienen una finalidad de recuperación y resiliencia y no constituyen un archivo alternativo de información eliminada.

Lo anterior se entiende sin perjuicio de las restauraciones técnicas que puedan resultar necesarias ante una incidencia.

42. Restauración de copias con datos eliminados

Cuando una copia de seguridad deba ser restaurada por motivos técnicos, esta podrá contener información que hubiera sido eliminada previamente de los sistemas activos.

En tales circunstancias, Bike Booking Engine procurará aplicar medidas razonables para mantener los períodos y decisiones de eliminación previamente aplicables.

La restauración de una copia de seguridad no deberá interpretarse como el inicio de un nuevo período de conservación para información que ya debía haber sido eliminada.

43. Suspensión temporal de la eliminación

Bike Booking Engine podrá suspender temporalmente la eliminación de determinada información cuando exista una razón legítima que justifique su conservación.

Dichas circunstancias podrán incluir:

• Una obligación legal;
• Un requerimiento de una autoridad competente;
• Una reclamación o disputa;
• Un procedimiento judicial o administrativo;
• Una investigación relacionada con fraude o abuso;
• Un incidente de seguridad; o
• La necesidad de formular, ejercer o defender reclamaciones.

La suspensión deberá limitarse, cuando resulte razonablemente posible, a la información necesaria y al período durante el cual exista la circunstancia que la justifique.

44. Instrucciones del Cliente

Cuando Bike Booking Engine actúe como Encargado del Tratamiento, podrá ejecutar solicitudes legítimas del Cliente relacionadas con la conservación o eliminación de datos personales conforme al Data Processing Agreement (DPA) y a la legislación aplicable.

Las instrucciones del Cliente no podrán exigir a Bike Booking Engine actuaciones:

• Contrarias a la legislación aplicable;
• Técnicamente imposibles;
• Incompatibles con obligaciones legales directamente aplicables a Bike Booking Engine; o
• Que comprometan injustificadamente la seguridad o integridad de la Plataforma.

Cuando una solicitud no pueda ser ejecutada en los términos solicitados, Bike Booking Engine podrá informar al Cliente de las limitaciones aplicables.

45. Datos anonimizados

Cuando determinados datos hayan sido transformados de forma que dejen de permitir la identificación de una persona física de manera irreversible conforme a la legislación aplicable, dichos datos podrán dejar de estar sujetos a los períodos de conservación aplicables a los datos personales originales.

Bike Booking Engine podrá conservar y utilizar información debidamente anonimizada para finalidades legítimas, tales como:

• Análisis estadístico;
• Mejora de los Servicios;
• Análisis de rendimiento;
• Planificación de capacidad; y
• Desarrollo y evolución de la Plataforma.

La mera seudonimización de datos no se considerará, por sí sola, anonimización irreversible.

46. Limitaciones técnicas de la eliminación

Debido a la naturaleza de los sistemas distribuidos, copias de seguridad, registros técnicos y procesos de infraestructura, la eliminación de información puede requerir un período razonable para completarse en todos los sistemas afectados.

Cuando un dato haya sido marcado o procesado para su eliminación, su posible presencia temporal en sistemas auxiliares o copias de seguridad no implicará que siga disponible para su utilización ordinaria.

Bike Booking Engine procurará que los procesos de eliminación se ejecuten conforme a los períodos y procedimientos establecidos en la presente Política.

47. Evolución de los procedimientos de eliminación

Bike Booking Engine podrá modificar los procedimientos, tecnologías y mecanismos utilizados para eliminar información conforme evolucionen la Plataforma y su infraestructura.

Dichos cambios podrán realizarse, entre otros motivos, para mejorar:

• La seguridad;
• La eficiencia;
• La automatización;
• La fiabilidad;
• La escalabilidad; o
• El cumplimiento normativo.

La modificación de la tecnología utilizada para ejecutar una eliminación no alterará por sí misma los períodos de conservación establecidos en esta Política.

48. Responsabilidad de Bike Booking Engine

Bike Booking Engine será responsable de aplicar los mecanismos de copia de seguridad, conservación y eliminación descritos en la presente Política respecto de los sistemas y componentes que se encuentren bajo su control.

Bike Booking Engine procurará mantener procedimientos razonables destinados a:

• Ejecutar las copias de seguridad previstas;
• Aplicar los ciclos de conservación establecidos;
• Realizar las pruebas de restauración correspondientes;
• Ejecutar los procesos de eliminación aplicables; y
• Proteger la información durante su período de conservación.

Las obligaciones anteriores deberán interpretarse teniendo en cuenta las limitaciones técnicas y demás condiciones establecidas en esta Política.

49. Responsabilidad del Cliente

El Cliente es responsable de determinar qué información necesita conservar para cumplir sus propias obligaciones legales, fiscales, contables, administrativas, contractuales o empresariales.

En particular, corresponde al Cliente:

• Utilizar adecuadamente las funcionalidades de exportación disponibles;
• Obtener copia de la información que necesite conservar fuera de la Plataforma;
• Gestionar adecuadamente la eliminación de información dentro de las funcionalidades bajo su control;
• Establecer sus propios criterios internos de conservación cuando corresponda; y
• Proporcionar a Bike Booking Engine instrucciones legítimas cuando esta actúe como Encargado del Tratamiento.

Los mecanismos de backup de Bike Booking Engine no sustituyen las obligaciones propias de conservación o archivo del Cliente.

50. Responsabilidad sobre datos de usuarios finales

Cuando el Cliente utilice la Plataforma para recopilar o gestionar datos personales de sus clientes, usuarios, empleados u otras personas físicas, corresponderá al Cliente determinar la legitimidad, necesidad y finalidad de dicho tratamiento en su condición de Responsable del Tratamiento, cuando resulte aplicable.

Esto incluye, en particular, la decisión del Cliente de habilitar funcionalidades que permitan recopilar documentación de identificación durante el proceso de check-in online.

Bike Booking Engine tratará dichos datos por cuenta del Cliente conforme al Data Processing Agreement (DPA) y a las instrucciones legítimas recibidas.

51. Proveedores de infraestructura y servicios externos

Bike Booking Engine podrá utilizar proveedores especializados para prestar servicios de infraestructura, almacenamiento, copias de seguridad u otros componentes tecnológicos necesarios para el funcionamiento de la Plataforma.

Determinados procesos de conservación, rotación o eliminación podrán depender técnicamente de los mecanismos proporcionados por dichos proveedores.

Bike Booking Engine podrá sustituir o modificar los proveedores utilizados sin necesidad de modificar la presente Política, siempre que los principios generales de conservación, protección y eliminación descritos en ella permanezcan sustancialmente inalterados.

Cuando dichos proveedores traten datos personales por cuenta de Bike Booking Engine, su participación estará sujeta a las condiciones aplicables en materia de protección de datos.

52. Cambios en los períodos de conservación

Bike Booking Engine podrá revisar los períodos de conservación establecidos en la presente Política cuando resulte necesario como consecuencia de:

• Cambios técnicos;
• Modificaciones en los Servicios;
• Cambios en la infraestructura;
• Evolución de los riesgos;
• Requisitos operativos;
• Obligaciones legales o regulatorias; o
• Mejoras en las prácticas de seguridad y protección de datos.

Cuando una modificación afecte de manera material a los períodos de conservación comunicados a los Clientes, Bike Booking Engine procurará reflejarla en una versión actualizada de esta Política.

53. Ausencia de garantía absoluta

Bike Booking Engine adopta medidas razonables destinadas a reducir el riesgo de pérdida de información y facilitar la recuperación de los sistemas.

No obstante, ningún mecanismo de copia de seguridad o recuperación puede garantizar la recuperación absoluta de toda la información en cualquier circunstancia.

En consecuencia, la presente Política no deberá interpretarse como una garantía de:

• Ausencia absoluta de pérdida de datos;
• Recuperación de cualquier elemento individual;
• Recuperación inmediata;
• Disponibilidad permanente de cualquier punto de restauración; o
• Conservación de información más allá de los períodos aplicables.

Los compromisos específicos relativos a la disponibilidad de los Servicios se regirán por el Service Level Agreement (SLA) cuando resulte aplicable.

54. Revisión de la Política

Bike Booking Engine podrá revisar periódicamente la presente Backup & Retention Policy para adaptarla a cambios en:

• La Plataforma;
• Los Servicios;
• La infraestructura;
• Las prácticas de backup y recuperación;
• Los períodos de conservación;
• La legislación aplicable; o
• Las necesidades de seguridad y operación.

La revisión de procedimientos o implementaciones técnicas internas no requerirá necesariamente una modificación de esta Política cuando sus principios y períodos de conservación permanezcan sustancialmente inalterados.

55. Prevalencia contractual

La presente Política describe el marco general de copias de seguridad, conservación y eliminación aplicado por Bike Booking Engine.

En caso de contradicción entre esta Política y un acuerdo específico celebrado por escrito entre Bike Booking Engine y un Cliente, el acuerdo específico prevalecerá respecto de las materias expresamente reguladas en él, sin perjuicio de las obligaciones derivadas de la legislación aplicable.

Cuando se trate de datos personales procesados por Bike Booking Engine por cuenta del Cliente, resultarán asimismo aplicables las disposiciones del Data Processing Agreement (DPA).

56. Contacto

Las consultas relacionadas con la presente Política podrán dirigirse a:

57. Entrada en vigor

La presente Backup & Retention Policy entrará en vigor en la fecha indicada como fecha de última actualización.

La versión vigente será la publicada o puesta a disposición por Bike Booking Engine en cada momento.

58. Versión y fecha de actualización

Versión: 2.0

Última actualización: 09/08/2026