1. Objeto

El presente Acuerdo de Tratamiento de Datos (en adelante, el "DPA") regula las condiciones en las que Bike Booking Engine, S.L. (en adelante, "Bike Booking Engine" o el "Encargado del Tratamiento") tratará datos personales por cuenta del Cliente durante la prestación de los Servicios ofrecidos mediante la Plataforma.

El presente DPA forma parte integrante de los Términos y Condiciones del Servicio y tiene por objeto dar cumplimiento al artículo 28 del Reglamento (UE) 2016/679 (RGPD), así como a cualquier otra normativa aplicable en materia de protección de datos.

En caso de contradicción entre este DPA y los Términos del Servicio, prevalecerá el presente DPA únicamente respecto de las materias relacionadas con el tratamiento de datos personales.

2. Definiciones

A efectos del presente DPA serán de aplicación las definiciones contenidas en los Términos del Servicio y, adicionalmente:

• Datos Personales
• Responsable del Tratamiento
• Encargado del Tratamiento
• Subencargado
• Violación de Seguridad
• Tratamiento
• Interesado
• Autoridad de Control

tendrán el significado establecido en el Reglamento (UE) 2016/679.

Cuando exista discrepancia entre una definición contractual y la contenida en el RGPD, prevalecerá esta última.

3. Ámbito de aplicación

El presente DPA será aplicable a cualquier tratamiento de Datos Personales realizado por Bike Booking Engine por cuenta del Cliente durante la utilización de la Plataforma.

Será igualmente aplicable a todos los módulos actuales y futuros de Bike Booking Engine, así como a cualquier otra solución tecnológica desarrollada, comercializada o licenciada por Bike Booking Engine o por sociedades de su mismo grupo empresarial cuando las partes acuerden su aplicación.

4. Orden de prevalencia

En materia de protección de datos el siguiente orden de prioridad será aplicable:

1. Legislación aplicable.
2. El presente DPA.
3. Términos del Servicio.
4. Security Policy.
5. Backup & Retention Policy.
6. SLA.
7. Resto de documentación contractual.

5. Roles de las partes

El Cliente actuará como Responsable del Tratamiento.

Bike Booking Engine actuará exclusivamente como Encargado del Tratamiento.

Bike Booking Engine no decidirá los fines ni los medios esenciales del tratamiento realizado por cuenta del Cliente.

Cuando Bike Booking Engine trate datos necesarios para gestionar su propia relación contractual (facturación, soporte, administración de cuentas o cumplimiento legal), actuará como Responsable del Tratamiento respecto de dichos tratamientos.

6. Instrucciones documentadas

Bike Booking Engine únicamente tratará los Datos Personales siguiendo instrucciones documentadas del Cliente.

Las instrucciones podrán derivar de:

• La utilización normal de la Plataforma;
• La configuración realizada por el Cliente;
• Las acciones ejecutadas por Usuarios autorizados;
• Solicitudes realizadas mediante los canales oficiales;
• Instrucciones escritas aceptadas por Bike Booking Engine.

Bike Booking Engine podrá rechazar cualquier instrucción que:

• Resulte manifiestamente ilegal;
• Comprometa la seguridad de la Plataforma;
• Afecte negativamente a otros Clientes;
• Resulte técnicamente inviable.

7. Finalidad del tratamiento

Bike Booking Engine tratará los Datos Personales únicamente para:

• Prestar los Servicios contratados;
• Alojar la información;
• Mantener la Plataforma;
• Realizar copias de seguridad;
• Autenticar usuarios;
• Gestionar permisos;
• Mantener registros técnicos;
• Prestar soporte;
• Monitorizar el funcionamiento;
• Prevenir incidentes;
• Cumplir obligaciones legales.

Bike Booking Engine no utilizará los Datos Personales con fines publicitarios, comerciales, estadísticos propios o de perfilado, salvo autorización expresa del Cliente o cuando exista una obligación legal.

8. Categorías de datos

Dependiendo del uso realizado por el Cliente, Bike Booking Engine podrá tratar:

• Datos identificativos;
• Datos de contacto;
• Documentos identificativos;
• Reservas;
• Contratos;
• Firmas electrónicas;
• Fotografías;
• Incidencias;
• Pagos;
• Facturas;
• Comunicaciones;
• Usuarios;
• Empleados;
• Técnicos;
• Logs;
• Direcciones IP;
• Información técnica necesaria para el funcionamiento de la Plataforma.

Las categorías anteriores son meramente orientativas y podrán variar según los módulos utilizados.

9. Categorías de interesados

Los tratamientos podrán afectar, entre otros, a:

• Clientes finales;
• Potenciales clientes;
• Empleados;
• Administradores;
• Usuarios autorizados;
• Proveedores;
• Repartidores;
• Técnicos;
• Representantes;
• Personas de contacto.

Será el Cliente quien determine qué categorías de interesados incorpora a la Plataforma.

10. Duración del tratamiento

Bike Booking Engine tratará los Datos Personales mientras permanezca vigente la relación contractual.

Finalizada ésta, podrá conservar la información únicamente durante el tiempo necesario para:

• Cumplir obligaciones legales;
• Atender requerimientos administrativos o judiciales;
• Mantener la integridad de las copias de seguridad;
• Defender derechos legales.

Finalizados dichos plazos, los datos serán eliminados o anonimizados conforme a la Backup & Retention Policy.

11. Confidencialidad

Bike Booking Engine garantizará que las personas autorizadas para acceder a Datos Personales se encuentren sujetas a obligaciones adecuadas de confidencialidad.

12. Medidas de seguridad

Bike Booking Engine aplicará medidas técnicas y organizativas apropiadas para garantizar un nivel de seguridad adecuado al riesgo conforme al artículo 32 del RGPD.

Las medidas podrán evolucionar conforme al estado de la técnica, la evolución de la Plataforma, los riesgos identificados y las necesidades organizativas.

La descripción detallada de dichas medidas podrá recogerse en la Security Policy.

La existencia de medidas de seguridad no implica la garantía de ausencia absoluta de vulnerabilidades o incidentes.

13. Personal autorizado

Bike Booking Engine limitará el acceso a los Datos Personales al personal cuya intervención resulte razonablemente necesaria para la prestación de los Servicios.

14. Registros de actividad

Bike Booking Engine podrá generar y conservar registros técnicos con la finalidad de:

• Mantener la seguridad;
• Prevenir fraude;
• Detectar incidencias;
• Cumplir obligaciones legales;
• Proteger sus derechos.

15. Asistencia al Responsable

Bike Booking Engine prestará una colaboración razonable al Cliente para facilitar el cumplimiento de sus obligaciones como Responsable del Tratamiento.

Dicha asistencia no supondrá la asunción de responsabilidades propias del Cliente.

Cuando la asistencia solicitada exceda del soporte ordinario, Bike Booking Engine podrá facturarla como servicio profesional independiente.

16. Derechos de los interesados

Cuando Bike Booking Engine reciba directamente una solicitud de ejercicio de derechos, la remitirá al Cliente tan pronto como resulte razonablemente posible.

Corresponderá exclusivamente al Cliente decidir la respuesta que deba facilitarse al interesado.

17. Violaciones de seguridad

Bike Booking Engine notificará al Cliente, sin demora indebida y en un plazo razonable, cualquier Violación de Seguridad de los Datos Personales de la que tenga conocimiento y que pueda afectar a los datos tratados por cuenta del Cliente.

La notificación incluirá, en la medida en que la información esté razonablemente disponible:

• La naturaleza del incidente;
• Las categorías de datos afectadas;
• Las posibles consecuencias conocidas;
• Las medidas adoptadas o previstas para contener y mitigar el incidente.

La obligación de notificación no implicará reconocimiento de responsabilidad por parte de Bike Booking Engine.

La valoración sobre la obligación de comunicar la Violación de Seguridad a la autoridad de control o a los interesados corresponderá exclusivamente al Cliente, salvo que la legislación aplicable disponga otra cosa.

18. Evaluaciones de impacto

Cuando resulte razonablemente necesario y teniendo en cuenta la naturaleza del tratamiento y la información disponible, Bike Booking Engine prestará una colaboración razonable al Cliente para facilitar la realización de evaluaciones de impacto relativas a la protección de datos.

Dicha colaboración se limitará a la información de la que disponga Bike Booking Engine y no implicará la realización de análisis jurídicos, auditorías o servicios de consultoría, salvo acuerdo expreso entre las partes.

19. Consultas previas

Cuando el Cliente deba realizar consultas previas ante una autoridad de control relacionadas con tratamientos efectuados mediante la Plataforma, Bike Booking Engine facilitará, previa solicitud, la información técnica razonablemente necesaria de la que disponga.

La responsabilidad de efectuar dichas consultas y de cumplir las obligaciones legales correspondientes recaerá exclusivamente sobre el Cliente en su condición de Responsable del Tratamiento.

20. Cumplimiento normativo del Cliente y continuidad del negocio

El Cliente reconoce expresamente que la Plataforma constituye una herramienta tecnológica de apoyo a la gestión empresarial y que su utilización no garantiza, por sí sola, el cumplimiento de las obligaciones legales, fiscales, contables, laborales, administrativas o sectoriales que resulten aplicables a su actividad.

La eventual incorporación de funcionalidades destinadas a facilitar el cumplimiento de determinados requisitos regulatorios, fiscales o administrativos —incluyendo, entre otros, sistemas de facturación electrónica, obligaciones de reporte o mecanismos de cumplimiento normativo— no constituye asesoramiento jurídico, fiscal o contable ni supone una garantía de cumplimiento de la legislación aplicable.

Corresponde exclusivamente al Cliente:

• Conocer y cumplir la normativa aplicable en cada jurisdicción donde opere;
• Configurar correctamente la Plataforma;
• Verificar la información generada;
• Adaptar sus procedimientos internos a los cambios legislativos;
• Implantar los controles organizativos necesarios para garantizar la continuidad de su actividad.

Bike Booking Engine podrá adaptar la Plataforma para facilitar el cumplimiento de nuevas obligaciones legales cuando lo considere oportuno, pero no garantiza la incorporación inmediata de cambios legislativos o regulatorios, ni que todas las jurisdicciones o sectores estén soportados en cada momento.

Asimismo, el Cliente reconoce que la Plataforma no sustituye sus propios planes de continuidad del negocio, procedimientos internos, controles operativos o medidas de contingencia.

Bike Booking Engine no será responsable de sanciones, multas, recargos, pérdidas económicas, interrupciones de actividad o cualquier otro perjuicio derivado del incumplimiento por parte del Cliente de sus obligaciones legales o de la ausencia de procedimientos adecuados de continuidad del negocio.